Jenis Struktur Organisasi : Kelebihan dan Kekurangan nya

[ Tulisan ini terdapat pada rajapresentasi.com]

Terdapat berbagai jenis struktur organisasi yang bisa di desain. Tulisan dibawah ini akan menggambarkan beberapa jenis struktur,disertai dengan kekuatan serta keterbatasan dari setiap jenis.

Tipe Struktur Fungsional.
Mendesain struktur berdasar fungsi-fungsi yang ada dalam suatu organisasi/divisi/subdivisi.Misal fungsi niaga,fungsi SDM dan fungsi teknik, tipe ini memiliki kelebihan sebagai berikut :

- Mempromosikan keterampilan yang terspesialisai.
- Mengurangi duplikasi penggunaan sumber daya yang terbatas
- Memberikan kesempatan karir bagi para ahli spesialis

Dan tipe fungsional ini relevan untuk situasi seperti berikut.
- Lingkungan stabil
- Tugas bersifat rutin dan tidak banyak perubahan terjadi
- Mengutamakan efisiensi dan kapabilitas fungsional

Namun tipe fungsional juga memiliki sejumlah keterbatasan, seperti :
- Menekankan pada rutinitas tugas - kurang memperhatikan aspek strategis jangka panjang
- Menumbuhkan perspectif fungsional yang sempit
- Mengurangi komunikasi dan koordinasi antar fungsi
- Menumbuhkan ketergantungan antar fungsi - dan kadang membuat koordinasi dan kesesuaian jadwal kerja jadi sulit dilakukan

Tipe Output-Based structure
Mendesain struktur berdasar output/produk yang dihasilkan oleh unit/bagian organisasi yang bersangkutan.

Kelebihan :

- Mendorong akuntabilitas yang lebih besar terhadap hasil akhir ( output yang dihasilkan )
- Memungkinkan terjadinya diversifikasi keterampilan ( cross functional skill )
- koordinasi antar fungsi didalam tiap posisi menjadi lebih mudah

Relevan untuk situasi :
- Lingkungan tidak stabil
- Ukuran organisasi relatif besar
- Mengutamakan spesialisasi produk / output dan inovasi

Kekurangan :
- Berpeluang menggunakan keterampilan dan sumber daya secara tidak efisien
- Menuntut adanya 'multiple role' pada karyawan sehingga dapat menimbulkan work stress
- Hanya terpaku pada satu produk tertentu ( output )

Tipe Struktur Matriks
Mendesain struktur berdasar kombinasi antar tipe fungsional dan tipe output-based

Kelebihan :
- Mendorong penggunaan orang secara fleksibel
- Mengoptimalkan penggunaan sumber daya keahlian yang dimiliki
- Menumbuhkan koordinasi dan integrasi yang kohesif

Relevan pada situasi :
- Dorongan untuk mendistribusikan dan membagi sumber daya / kapabilitas
- Fokus pada dual-perspectives : keahlian fungsional dan keandalan output

Process-Based structure
Mendesain struktur berdasar proses inti yang dilakukan oleh organisai. tipe ini lebih menekan pada relasi lateral dibandinkan relasi vertikal.

Beberapa ciri process-based structure :
- Struktur ini didesain berdasar tiga atau enam core proses yang dimiliki oleh unit / sub unit organisasi. Struktur tidak didasarkan pada fungsi ataupun output, tapi pada proses.
- Fokus pada tugas atau aktivitas yang menciptakan value. tugas/aktivitas di simplifikasikan dengan cara mengeliminasi tugas tugas yang non-esensial dan mengurangi tangga hirarki.
- Dalam tipe ini, team bersifat fundamental, team yang bersifat otonom bertanggung jawab untuk mendesain rencana dan mengeksekusinya hingga tuntas.
- Anggota team memiliki multiple skill.

Kelebihan :
- Menumbuhkan efisiensi dan speed pada penyelesaian tugas/pekerjaan
- Mengurangi garis pemisah antar departemen
- Meningkatkan kemampuan untuk melihat total work flow
- Mengembangkan keterlibatan karyawan
- Mengurangi cost karena less overhead structure

Relevan untuk situasi :
- Lingkungan organisasi yang sering berubah
- Memiliki banyak proyek yang tidak bersifat rutin

Kekurangan :
- Membutuhkan keterampilan baru untuk mengelola relasi lateral
- Membuka peluang untuk melakukan duplikasi sumber daya dan menciptakan role ambiquity
- Membutuhkan perubahan command and control maindset
- Mungkin membutukan waktu lama untuk mengambil keputusan secara team
- Berpeluang tidak efektif jika prosesnya salah diidentifiksi